A importância da ciência da administração na gestão condominial

Breve considerações sobre a Administração

A administração acompanha a humanidade desde os primórdios da civilização, tendo seu surgimento associado ao nascimento do Estado em 4.000 a.C. Recebeu diversas contribuições ao longo da História, como a do Império Romano e a da Igreja Católica, passando pelas revoluções liberais e industriais, nas quais foi se desenvolvendo, acompanhando o crescimento das novas organizações empresariais daí decorrentes. A industrialização trouxe novas estruturas de produção, acarretando o crescimento sem precedentes das organizações, que passaram a necessitar cada vez mais do desenvolvimento de ferramentas de gestão. A administração foi sistematizada no início do século XX, corporificando-se como ciência após os estudos empreendidos pelos engenheiros Taylor e Fayol nas fábricas. Seus objetivos eram a eficiência em nível operacional, a organização racional do trabalho e o desenvolvimento da própria estrutura dessas organizações, tendo como resultado desses estudos a enunciação de princípios administrativos universalmente aplicáveis.

De outro giro, a urbanização é um processo decorrente da industrialização, que em nosso país se deu de forma intensa e acelerada, gerando um crescimento sem precedentes das cidades. O agigantamento dos centros urbanos teve como um dos seus principais alicerces a utilização em larga escala da propriedade horizontal, em planos justapostos, permitindo que no mesmo terreno residissem, ao invés de uma, dezenas ou centenas de famílias. A propriedade em planos horizontais justapostos permitiu a otimização do espaço urbano, por meio de uma combinação entre as áreas privativas e as de uso comum, criando os condomínios especiais em edificações, que são organizações sociais inteiramente novas. O síndico é o responsável pela administração do condomínio, contratando serviços de interesse dos condôminos, cumprindo uma agenda de pagamentos, gerindo a utilização das áreas comuns, planejando o orçamento, cobrando as contribuições mensais para custeio das despesas comuns, dirigindo a prestação dos serviços, respeitando e aplicando o regramento interno, cumprindo uma intricada rotina de manutenção predial, dentre muitas outras atribuições. Os condomínios vêm adquirindo complexidade crescente, por novos dimensionamentos das questões de ordem jurídica, financeira, contábil, predial e administrativa. Com efeito, requerem o desenvolvimento de uma administração específica que lhes seja aplicável, pois como toda organização dependem de gestores qualificados e eficazes que os conduzam ao atingimento de suas finalidades.

A complexidade crescente da gestão condominial

A necessária combinação entre a propriedade individual exclusiva e a propriedade comum traz, de um lado, o melhor aproveitamento do espaço urbano, porém, de outro, tem como consequência problemas advindos da convivência próxima entre os moradores e decorrentes do compartilhamento de áreas necessariamente comuns. Os condomínios edilícios proliferaram em nosso país, sobretudo nas grandes capitais, pelas razões apontadas anteriormente.

Os condomínios especiais em edificações estimularam novas configurações ao tradicional instituto da propriedade, quer na utilização das partes exclusivas (apartamento, sala comercial, loja, sobreloja, cobertura, por exemplo) ou das partes comuns (áreas de lazer, corredores, fachadas, portaria e afins). Em seus aspectos jurídicos, temos o regramento interno de cada condomínio, composto pela convenção, regimento interno e decisões assembleares. Prosseguindo, temos os princípios da Constituição Federal e as normas do Código Civil que tratam do condomínio edilício (art. 1.331 a 1.358 do Código Civil) e direitos de vizinhança (art. 1.277 a 1.281). Ainda no campo do Direito, além dessas normas, temos ainda legislação especial que se aplica ao condomínio, como a Lei de condomínios e incorporações (Lei n.º 4.591/64), Estatuto da pessoa com deficiência (Lei nº 13.146/2015, Estatuto do Idoso (Lei n.º 10.741 e normas técnicas da ABNT (NBR 5.674 e 16.280, citando as mais relevantes).

A par das questões jurídicas aplicáveis a todos os condomínios, temos questões administrativas que são próprias a cada tipo, inegáveis no plano prático. Não é exagero dizer que tais questões geram problemas que se multiplicam na proporção do tamanho e complexidade de cada condomínio. Com efeito, cada organização condominial traz em seu bojo questões administrativas únicas, que são diretamente proporcionais à sua estrutura, dimensão, finalidade e localidade. Neste sentido, encontramos diferentes tipos de condomínios em edificações, que não existiam há um século. Novos em suas configurações cada vez mais complexas, trazem consigo desafios para a gestão condominial. Para melhor ilustrar, podemos citar alguns tipos de condomínios, a saber:

• pequenos condomínios, que se dividem entre as edificações mais antigas, geralmente sem áreas de lazer e elevador, ou prédios mais novos, com uma unidade por andar. Em ambos os casos residem poucas famílias;
• os condomínios de casas térreas e assobradadas, em diferentes tamanhos;

• os condomínios comerciais de salas, lojas e sobrelojas;

• as edificações de uso misto;
• os condomínios de porte médio, com um ou dois blocos, até 100 unidades;
• condomínios para público específico, como os destinados a idosos;

• condomínios de multipropriedade;
• condomínios rurais;

• condomínios de maior porte, com até 400 unidades, com muitos espaços de lazer e infraestrutura, necessitando de grande apoio de gestão ao síndico, com funcionários administrativos locais e participação efetiva do corpo diretivo condominial;
• os condomínios de lotes;
• os condomínios destinados aos programas de MCMV (Minha Casa Minha Vida), que têm um condão social, possuindo em torno de 500 unidades, alguns sequer com área de lazer; e

• as grandes edificações[1], que são aqueles condomínios compostos de diversas torres e áreas de lazer tais quais as de grandes clubes, que não raro apresentam dimensão comparável a de uma pequena cidade, necessitando de complexo aparato administrativo.

Podemos ainda fazer uma comparação entre um condomínio e uma empresa, para fins pedagógicos apenas, respeitadas as diferenças de propósitos entre ambas as organizações. Na esteira deste raciocínio, podemos dizer que a gestão condominial é tão complexa quanto a de uma pequena ou média empresa. No entanto, não cabe aplicar uma administração própria das organizações empresariais aos condomínios em edificações – é necessário estudá-los com outras lentes, desenvolvendo uma administração específica. Afinal, os condomínios apresentam seus próprios aspectos financeiros, fiscais, trabalhistas, previdenciários, contábeis, administrativos e sociais. Não têm finalidade lucrativa, seu propósito é a manutenção da propriedade condominial, mantendo a harmonia social e elevado nível de bem-estar entre condôminos. Em assuntos de seu peculiar interesse, celebram contratos com prestadores de serviços, demandam e são demandados em juízo, possuem questões jurídicas peculiares decorrentes da relação de copropriedade, suscitam problemas de manutenção predial, lidam com conflitos entre os condôminos e com questões de segurança. Enfim, demandam uma necessária administração da coisa comum, estimulando a gestão com questões únicas.

Como cada condomínio demonstra suas particularidades, o legislador, não obstante disciplinar genericamente a propriedade horizontal, permitiu aos comunheiros a elaboração de suas próprias normas para sua administração, desde que não contrariem a lei e os preceitos de ordem pública. Os condomínios edilícios elaboram seu regramento por meio das normas da convenção condominial (Art. 1.334 do C.C.) e do regimento interno para disciplinar as relações entre os moradores e visitantes, a utilização das áreas comuns, sua estrutura interna de poder, cargos e funções. Podem dispor sobre a elaboração de seu orçamento, estabelecer critério de rateio das despesas comuns, prever os quóruns para aprovação de obras dentro dos limites legais, instituir seus órgãos de gestão e sua forma de administração. Enfim, estabelecer condições básicas de sua administração, dentro dos limites permitidos pela legislação.

A administração do condomínio edilício vai além das normas jurídicas previstas no Código Civil e no seu regramento interno. Verificamos que diante da complexidade crescente da administração de um condomínio, com suas múltiplas acepções administrativas, sociais, contábeis, financeiras, jurídicas, arquitetônicas, ambientais, tecnológicas e manutenções operacionais específicas, torna-se mais que necessário um olhar científico específico da ciência da administração sobre o condomínio especial em edificações, com desenvolvimento de um campo próprio de estudo.

O condomínio é uma organização socialmente constituída, com recursos disponíveis para alcançar objetivos próprios, necessitando de administração que permita ao síndico ir além da mera gestão advinda da prática do cotidiano, mormente realizada por empirismo, com improvisação, de forma “atécnica” e sem crivo científico.

O condomínio é uma organização social

Uma organização é uma combinação de esforços individuais, somados a recursos administrativos e materiais, com a finalidade de realizar propósitos coletivos. Caracteriza-se pela existência de objetivos, planejamento, divisão do trabalho e estrutura hierarquizada. Segundo Maximiano (2000, p.92), “as organizações são grupos sociais deliberadamente orientados para a realização de objetivos ou finalidades”.

Segundo aponta o ilustre administrador Chiavenato (2014, p.1), “as organizações são extremamente heterogêneas e diversificadas, de tamanhos, características, estruturas e objetivos diferentes. Existem organizações lucrativas (chamadas empresas) e organizações não lucrativas (como Exército, Igreja, serviços públicos, entidades filantrópicas, organizações não governamentais, etc.)”. Nesta linha comenta Maximiano (2012, p.4), “na sociedade humana, as organizações fornecem os meios para atender às necessidades das pessoas (…), quando as organizações falham o desastre se instala”.

Com razão, os condomínios também são organizações, eis que são compostos de três partes básicas: pessoas, tarefas e administração. Esta última inclui planejamento, organização, liderança e controle do desempenho das pessoas organizadas para a tarefa. O desempenho das organizações é importante para clientes e usuários, funcionários, acionistas, fornecedores e para a comunidade em geral. Para atender a todas essas expectativas, as organizações precisam ser bem administradas.

Administração e processo gerencial

A administração é a arte de realizar coisas com e por meio de pessoas, em grupos formalmente organizados, ou seja, é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização e de usar todos os recursos disponíveis da organização para alcançar objetivos. Para Chiavenato (1983, p.1), a administração nada mais é do que a condução racional das atividades de uma organização, seja ela lucrativa ou não. Ressaltando a importância dos administradores nas organizações, ensina Maximiano (2012, p.7):

Sendo tão importantes para a realização de objetivos sociais, as organizações afetam a qualidade de vida tanto positiva quanto negativamente. Organizações bem administradas são importantes por causa do impacto sobre a qualidade de vida da sociedade. Administradores competentes são recursos sociais importantes. A predominância das organizações e sua importância para a sociedade moderna, bem como a necessidade de administradores competentes, justificam e fundamentam o desenvolvimento e o estudo da teoria geral da administração.

Segundo Bernardes (p.37, 1988), a figura do administrador surgiu com o fim de suprir necessidades específicas das organizações, profissionalizando quando estas se tornaram demasiadamente grandes e complexas para serem geridas por amadores.

O condomínio possui recursos financeiros, patrimoniais, humanos, espaciais, temporais, tecnológicos, informacionais, razão pela qual necessita de gestão profissional para administrá-los de maneira eficiente e eficaz, para o atingimento de seus objetivos. É necessário um gestor condominial qualificado para administrar de forma adequada a organização condominial.

O síndico como gestor do condomínio e o processo administrativo

Não seria um exagero dizer que alguns síndicos são verdadeiros Messias a carregarem a pesada cruz da gestão do condomínio em edificações. Muitos deles são heróis anônimos, sobreviventes de duras lides do cotidiano condominial. Não raro os síndicos trabalham com o apoio de poucos condôminos, ou ainda praticamente sozinhos, quando não deveriam, já que o resultado do trabalho alcança todos. Quantos não são os síndicos que doam grande parte do seu tempo, de forma abnegada, para contribuírem favoravelmente na administração do condomínio?

A despeito do sacrifício de muitos síndicos, é fato que a gestão condominial é realizada de forma empírica, sem uma técnica administrativa específica aplicável. Em outras palavras, queremos apontar que não há conhecimento estruturado em administração de condomínios, intencionalmente construído, que prepare os síndicos para a função. Eles aprendem pela vivência, de modo não planejado, com experiências adquiridas de modo informal. Reconhecemos que ambos os processos de aprendizagem na gestão condominial são relevantes, que não há superioridade de um sobre o outro, pois são complementares. Estamos aqui a apontar que processos formais de aprendizagem em gestão condominial precisam ser construídos. Com o desenvolvimento de uma gestão específica aplicável aos condomínios, contribuiremos com a capacitação dos síndicos, tendo como consequência administração mais eficiente.

O fenômeno da profissionalização dos síndicos tem impulsionado o florescimento da aprendizagem formalmente estruturada em temas condominiais. Apesar da lacuna ainda existente na instrução formal, o síndico poderá aprender questões relevantes de gestão em sua vivência no condomínio, por erro, tentativa e acerto. Poderá aprender pela observação, experimentação, buscando soluções práticas para os casos concretos do cotidiano.

No decurso de sua gestão o síndico realizará atos administrativos. Na atual sistemática tais atos são embasados em regras ordinárias de experiência, nos usos e costumes do condomínio e em sua experiência de mundo. Neste sentido, toda execução administrativa é realizada com base nas práticas geralmente aceitas pela consciência do homem mediano. Um olhar acurado nos permitirá identificar, em muitas dessas ações, um processo administrativo em estágio embrionário. De fato, os síndicos são gestores que realizam um processo administrativo rudimentar, ainda que não tenham a consciência de cada função gerencial.

Maximiniano (2000, pp.26-27) nos mostra que administração significa, em primeiro lugar, ação. A administração é um processo de tomar decisões e realizar ações, compreendendo quatro etapas principais interligadas: planejamento, organização, direção e controle. Os processos administrativos também são chamados funções administrativas ou funções gerenciais.

Em feliz definição, o professor Chiavenato (2014, p.1) explica:

Administração nada mais é do que a condução racional das atividades de uma organização, seja lucrativa ou não lucrativa. A administração trata do planejamento, da organização (estruturação), da direção e do controle de todas as atividades, diferenciadas pela divisão do trabalho, que ocorram dentro de uma organização. Assim, a administração é imprescindível para a existência, a sobrevivência e o sucesso das organizações.

Em outro giro, o autor (ib., 2000, p.5) ainda complementa o conceito afirmando que “a tarefa básica da Administração é a de fazer as coisas por meio de pessoas de maneira eficiente e eficaz”. Neste diapasão, podemos dizer que os síndicos realmente administram seus condomínios, pois no exercício de sua atividade eles praticam, ainda que sem consciência, as funções gerenciais de planejamento, organização, direção e controle.

A importância de uma administração específica aplicável aos condomínios

Em muitos condomínios do país, podemos afirmar que não existe um processo administrativo propriamente dito, na acepção técnica da palavra. Em alguns deles, verificamos que os síndicos praticam algumas das funções administrativas de forma intuitiva, sem consciência de que estão planejando, organizando, dirigindo ou controlando. De um modo geral há a realização de um processo administrativo rudimentar, ou não existe todo o processo administrativo, presente apenas algumas das funções.

A sindicatura ainda é encarada por alguns como uma ocupação, não uma atividade com contornos cada vez mais profissionais. Para muitas pessoas, o síndico não é encarado como gestor condominial, nem dele se espera conhecimento técnico ou formação específica. Mesmo que o fenômeno da profissionalização do síndico ganhe força, é algo recente, que necessita de apoio das instituições, conselhos de classe e sociedade em geral. As universidades devem estudar os condomínios em edificações, realizar pesquisas e produzir conhecimentos específicos que auxiliem na compreensão de suas peculiaridades. Os síndicos praticam sua administração com muitos esforços, sob pesadas críticas, muitas vezes sem reconhecimento ou valorização. A gestão condominial vem se desenvolvendo também pela vivência prática, decorrente da lida diária dos síndicos no campo dos condomínios. O aprendizado dos síndicos tem sido informal, baseado no empirismo, já que a regra ainda é a ausência de estudos especiais por parte das instituições citadas acima.

Podemos afirmar que, a despeito do processo administrativo realizado, embora de modo informal, com base no improviso, é passível de aperfeiçoamento por meio da ciência da administração. Sem contradita, poderemos desenvolver uma gestão aplicável aos condomínios edilícios, com as contribuições trazidas pelas potencialidades da ciência da administração. Neste contexto do condomínio também podemos aplicar o raciocínio de Motta e Vasconcelos (2015, XIII): “progressivamente, por meio dos diversos estudos e pesquisas empíricas, as concepções sobre o homem, a organização e o meio ambiente foram evoluindo e tornando-se mais complexas mediante aprendizado heurístico, com base em pesquisas práticas”.

A decorrência desses estudos será o desenvolvimento de um ramo específico dentro da ciência da administração, com uma abordagem própria, que será o da administração de condomínios. Com efeito este campo específico proporcionará ao síndico, condôminos e demais agentes envolvidos no mundo condominial uma compreensão do processo administrativo em suas funções de planejamento, organização, direção e controle, comprovando que todas as organizações necessitam de administração.

No mesmo sentido aponta Carneiro (2004, p.61):

Os Administradores e Síndicos de condomínios podem já possuir algumas habilidades e competências gerenciais, bem como o domínio sobre vários conhecimentos desejados, contudo, as referidas habilidades e competências poderão ser desenvolvidas, potencializadas ou intensificadas para um melhor desempenho da função. Com relação aos conhecimentos necessários, estes poderão ser aprofundados ou adquiridos no decorrer do tempo.

Importante promover esse intercâmbio entre o conhecimento prático com a ciência da administração. Abordando a relevância da administração para toda e qualquer organização, Maximiano (2012, p.6) assim diz: “a administração é importante em qualquer escala de utilização de recursos para realizar objetivos – individual, familiar, grupal, organizacional ou social. À medida que se avança do nível individual para o da administração na sociedade global, aumenta a quantidade de recursos e a complexidade do processo de tomar decisões”.

A figura de um gestor condominial preparado, qualificado e habilitado irá sem dúvida contribuir para toda a sociedade. Sem embargo, ao proporcionar ferramentas de gestão que possibilitem a otimização dos recursos do condomínio, proporcionando uma administração eficiente e eficaz, agregará valor para todos os envolvidos na organização social condomínio: condôminos, moradores, funcionários e prestadores de serviços da cadeia condominial. O resultado será o aumento do bem-estar dos moradores, agregando valor ao patrimônio das famílias, a geração de valor para toda a cadeia de prestadores de serviço e fornecedores do condomínio, contribuindo para o aumento da riqueza nacional.